ADVENTURE HOSTEL MADRID

60 personas del mismo grupo: del Formulario al Check-Out

Traer 60 personas de un mismo grupo suena a locura… hasta que lo haces con método. Este grupo entró por nuestra página de grupos. En menos de 24 horas les enviamos un presupuesto adaptado (distribución, comidas y timings), resolvimos dudas y pusimos la operativa a rodar. No hay dos grupos iguales; lo que sí hacemos es adaptar: en este caso alojamos a todos las personas en una misma planta, responsables en habitaciones individuales, 3 desayunos + 2 comidas cerradas con antelación y, en los huecos libres, recomendaciones desde recepción para planes sin perder el control.

A continuación te contamos la ejecución y el recorrido del cliente desde que mandó el formulario hasta que dijo “¡adiós, Madrid!” en el check-out.

Formulario recibido (web de grupos)

Entra la solicitud por https://adventurehostelmadrid.es/grupos/ con fechas, nº de alumnos y responsables.

1.- Acuse de recibo inmediato y apertura de un único hilo de contacto.

2.- 24 horas después de recibir el formulario del grupo, enviamos un presupuesto personalizado.

Enviamos presupuesto adaptado con:

1.- Capacidad y bloqueo de planta para el grupo.
2.- Habitaciones individuales para responsables.
3.- Régimen 3 desayunos + 2 comidas.
4.- Opciones de consigna, horarios estimados y condiciones de alergias.
5.- Adjuntamos checklist de datos necesarios: rooming list, alergias, ventana de llegada/salida y contacto 24/7.

Nota: Si el grupo necesita matices (más/menos comidas, cambios de distribución), los ajustamos a medida con tiempo de antelación.

La semana previa al la llegada del grupo

Entre 7 y 3 días antes del día de llegada del grupo: validamos rooming list (5 subgrupos de 12). Cruzamos alergias/intolerancias con proveedores y dejamos confirmación por escrito. Asignamos ventanas de desayuno por tandas. Enviamos cartelería estilo de normas (silencio 23:30–7:00, zonas comunes, taquillas, canal de incidencias).

Y dos días antes de la llegada del grupo hacemos doble check de hora exacta de llegada, teléfono del coordinador y estimación de check-in por subgrupos y preparamos llaves para los equipos (abre/cierra).

La semana previa al la llegada del grupo

Y dos días antes de la llegada del grupo hacemos Doble check de hora exacta de llegada, teléfono del coordinador y estimación de check-in por subgrupos y preparamos llaves para los equipos (abre/cierra).

Operativa en destino (lo que hicimos nosotros)

Día 1 – Llegada y asentamiento

Pre-check-in abierto 60’ antes: llaves, tarjetas y cartelería listos.
Check-in escalonado por subgrupos
Briefing de normas (10’): voz baja, turnos de desayuno y comidas, puntos de encuentro y canal único de incidencias.
1 de las 2 comidas ya concertada (proveedor cercano, tandas, agua incluida).
Recepción marca dos sitios recomendados para merienda en huecos libres (a <5’ a pie), con horario y ticket medio para evitar colas.
Walk-through nocturno de responsables + silencio 23:30. Incidencias: 0 relevantes.

Día 2 – Ritmo estable y controlado

(sin contar su itinerario turístico; solo nuestra parte operativa)

2º desayuno en tandas de 30’ (flujo sin esperas).
Seguimiento de alergias: verificación previa con el local antes de la 2ª comida.
Recordatorios visuales de hidratación/horarios (carteles + aviso en recepción).
Recepción vuelve a proponer 2 opciones de merienda seguras si queda tiempo libre.
Revisión de taquillas y de objetos olvidados en zonas comunes antes del silencio.

Día 3 – Check-out organizado

3º desayuno en tandas y check-out escalonado por subgrupos.
Consigna para maletas y baño rápido antes de la salida.
Barrido de habitaciones (objetos perdidos) y cierre de cuentas.
Entregamos QR de encuesta para el centro y poder implementar mejoras de cara a un futuro.

Qué prometimos y qué entregamos

Respuesta en ≤ 24 h con presupuesto a medida. Grupo de 60 personas en una sola planta; responsables en individuales. 3 desayunos + 2 comidas con alergias validadas 72 h antes. Recomendaciones de recepción en huecos libres (cercanas, con baños y aforo). Silencio y descanso garantizados con cartelería y rutina de cierre. Un canal de incidencias y tiempos de respuesta rápidos. Check-out ordenado con consigna y control de olvidos.

Lo que pedimos al centro

Rooming list (5×12) y responsables asignados. Alergias/intolerancias en un único documento. Horarios estimados de llegada y salida. Teléfono del coordinador (24/7).

Con esos básicos, la operativa de 60 personas encaja de tal forma que el colegio y nosotros estamos 24/7 en contacto.

Resultados del caso

Cero incidencias relevantes. Horarios cumplidos y flujos sin colas. Profes descansados (habitaciones individuales). Alumnos contentos y barrio respetado (silencio y convivencia). Repetición: el centro pidió nueva propuesta para el curso siguiente.

Lo que pedimos al centro

Rooming list (5×12) y responsables asignados. Alergias/intolerancias en un único documento. Horarios estimados de llegada y salida. Teléfono del responsable (24/7).

Con esos básicos, la operativa de 60 personas encaja de tal forma que el grupo y nosotros estamos 24/7 en contacto.

Resultados del caso

Cero incidencias relevantes. Horarios cumplidos y flujos sin colas. Responsables descansados (habitaciones individuales). Grupo contento y barrio respetado (silencio y convivencia). Repetición: el grupo pidió nueva propuesta para el año siguiente.

Qué podemos adaptar (porque no hay dos grupos iguales)

Distribución por plantas y tipo de habitaciones. Régimen de comidas (desayunos/comidas/cenas/picnic). Ventanas horarias de desayunos y check-ins. Consigna y logística de llegadas/salidas. Cartelería y normas específicas del centro (si lo solicitáis).

Qué podemos adaptar (porque no hay dos grupos iguales)

Lo que aprendimos

Este caso empezó donde empiezan los viajes bien hechos: en https://adventurehostelmadrid.es/grupos/. En 24 horas tenían su presupuesto personalizado; desde ahí, todo fue ejecución: planta exclusiva para el grupo, individuales para responsables, 3 desayunos + 2 comidas clavados a sus necesidades y recomendaciones locales cuando sobraban 30 minutos. ¿Tu grupo es diferente? Mejor: lo adaptamos. Rellena el formulario de grupos y cuéntanos fechas, nº de docentes y alergias. Te devolvemos presupuesto, distribución y operativa cerrada para que lleguéis, durmáis y disfrutéis sin caos.

Lo que aprendimos

Este caso empezó donde empiezan los viajes bien hechos: en https://adventurehostelmadrid.es/grupos/. En 24 horas tenían su presupuesto personalizado; desde ahí, todo fue ejecución: planta exclusiva para el grupo, individuales para responsables, 3 desayunos + 2 comidas clavados a sus necesidades y recomendaciones locales cuando sobraban 30 minutos. ¿Tu grupo es diferente? Mejor: lo adaptamos. Rellena el formulario de grupos y cuéntanos fechas, nº de docentes y alergias. Te devolvemos presupuesto, distribución y operativa cerrada para que lleguéis, durmáis y disfrutéis sin caos.